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Allgemeine Geschäftsbedingungen für Teilnehmer

1. Geltungsbereich

Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten die Bedingungen für die Teilnahme an der World Canals Conference 2020. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für jede teilnehmende Person an der Veranstaltung. Die event lab. GmbH ist die Organisatorin der Veranstaltung.


2. Tagungsteilnahme/Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über die Veranstaltungshomepage und ist nach der Absendung des Online-Registrierungsformulars an die event lab. GmbH verbindlich. Es können nur Anmeldungen berücksichtigt werden, wenn event lab. GmbH eine vollständig ausgefüllte und abgeschlossene Online-Registrierung vorliegt. Nach der Onlineregistrierung erhält der Teilnehmer eine Buchungsbestätigung mit Zahlungsaufforderung. Diese enthält die Angaben zur Bankverbindung. Die Zahlung kann auch per Kreditkarte (Master-/Eurocard, VISA, Amex) oder PayPal erfolgen. Nach der Buchungsbestätigung ist der Teilnehmer zur Teilnahme am Veranstaltungsprogramm berechtigt.
Es werden nur vollständig bezahlte Anmeldungen berücksichtigt. Auf Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmerkapazität wird hingewiesen (siehe hierzu Nr. 6). Eine Anmeldung während der Konferenz ist weiterhin online oder vor Ort während der Öffnungszeiten möglich.


3. Veranstaltungs-/Anmeldegebühren

Die Anmeldegebühren sind auf der jeweiligen Veranstaltungshomepage einzusehen. Sofern eine Preisermäßigung für Studierende vorgesehen ist, benötigen diese einen zum Zeitpunkt der Registrierung und für die Dauer der Veranstaltung gültigen Studentenausweis. Nach Erhalt der Buchungsbestätigung ist eine Kopie des Studentenausweises unverzüglich und unaufgefordert bei der event lab. GmbH einzureichen.

Für die Konferenzgebühren gelten nachfolgend genannte Zeiträume:

  • Frühbuchergebühr: bis 30.06.2020, 24 Uhr
  • Spätbuchergebühr: vom 01.07.2020 bis zum Beginn der Veranstaltung

Die Konferenzgebühr richtet sich nach dem Eingangsdatum der Anmeldung und dem Eingangsdatum der Gebühr.

Sollte ein Anmeldeschluss verpasst werden, wird automatisch die nächste Gebühr berechnet.


4. Namensschild

Teilnehmer erhalten das Namensschild vor Ort am Registrierungscounter. Die Namensschilder sind von allen Teilnehmern während der Veranstaltung sichtbar zu tragen. Ohne Namensschild kann kein Zutritt zur Veranstaltung gewährt werden. Zur Neuausstellung eines abhanden gekommenen bzw. verlorenen Namensschildes wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 15,00 € berechnet.


5. Umbuchung/Stornierung/Erstattung

Eine Stornierung der Veranstaltung hat gegenüber der event lab. GmbH schriftlich per Brief, per Fax oder per E-Mail zu erfolgen. Die Mitteilung der Stornierung sollte ebenfalls die Bankverbindung für eine eventuelle Rückerstattung der Anmeldegebühren enthalten. Es gelten folgende Stornierungsbedingungen:

  • Bis zum 31.07.2020: Anmeldegebühr minus 50%
  • Ab dem 01.08.2020: keine Rückerstattung

Die gleichen Stornobedingungen gelten auch für die Abendveranstaltung.

Eine Rückerstattung der Anmeldegebühr bei Nichterscheinen, Krankheit, vorzeitiger Abreise etc. erfolgt nicht. Für Änderungen der Anmeldung, bspw. des Anmeldenamens, der Rechnungsanschrift, oder bei Umbuchungen wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 15,00 € berechnet. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Umbuchungen auf einen Ersatzteilnehmer möglich sind. Die event lab. GmbH muss sich den Wert der ersparten Aufwendungen sowie derjenigen Vorteile anrechnen lassen, die sie aus einer anderweitigen Veranstaltungsbuchung erlangt. Dem Teilnehmer ist jedoch der Nachweis gestattet, dass der event lab. GmbH überhaupt kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Alle Rückzahlungen erfolgen nach dem Kongress unmittelbar und müssen schriftlich bis spätestens 30 Tage nach dem Kongress erfolgen. Eine spätere Anfrage kann nicht mehr berücksichtigt werden.

 

6. Hotelreservierung/-buchung

Die Hotelreservierung/-buchung kann über die Veranstaltungshomepage erfolgen. Hierzu bestehen die nachfolgenden Möglichkeiten:

a) Hotelreservierungen/-buchungen können mit Hilfe des externen Onlineportals www.hrs.de des Unternehmens HRS Hotel Reservation Service Robert Ragge GmbH, Breslauer Platz 4, 50668 Köln, welches ein Internet-Portal für die Buchung von Hotels betreibt, gebucht werden. Das vorgenannte Onlineportal ist über die Veranstaltungshomepage erreichbar. Die event lab. GmbH stellt lediglich eine Zugangsmöglichkeit zur Homepage von www.hrs.de zur Verfügung. Die Vermittlung eines Beherbergungsvertrages ist hierin nicht zu sehen. Auf die Inhalte und Angebote der Website hat die event lab. GmbH keinen Einfluss. Diese Webseite unterliegt der Haftung des jeweiligen Seitenbetreibers. Bei Verknüpfung der externen Links waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Auf die aktuelle und künftige Gestaltung der verlinkten Seiten hat die event lab. GmbH keinen Einfluss. Die permanente Überprüfung der externen Links ist für die event lab. GmbH ohne konkrete Hinweise auf Rechtsverstöße nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverstößen werden die betroffenen externen Links unverzüglich gelöscht.

b) Hotelreservierungen/-buchungen können mittels eines auf der Veranstaltungshomepage zur Verfügung stehenden Online-Registrierungsformulars vorgenommen werden. Mit der Onlinebuchung erteilt der Teilnehmer der event lab. GmbH den rechtsverbindlichen Auftrag, eine/mehrere Hotelübernachtungen bei einem bestimmten Hotelleistungsträger zu vermitteln. Die Onlinebuchung stellt ein Angebot des Teilnehmers an das Hotel auf Abschluss eines Beherbergungsvertrages dar. Das Hotel entscheidet über die Annahme des Angebotes. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Beherbergungsvertrag ausschließlich zwischen dem Teilnehmer und dem jeweiligen Leistungsträger unter Berücksichtigung der jeweiligen Geschäftsbedingungen des Leistungsträgers zustande kommt (ausgenommen Stornierungen siehe nächsten Abschnitt)). Bei Annahme des Beherbergungsvertrages durch das Hotel erhalten Sie eine Buchungsbestätigung von der event lab. GmbH.

c) Umbuchungen und Stornierungen bedürfen der Schriftform. Für alle im online Registrierungsformular genannten Hotels gelten folgende Stornierungsbedingungen:

  • Kostenfreie Stornierungen bis zum 15.04.2020
  • 50% Stornierungsgebühren zwischen dem 16.04.2020 und dem 15.05.2020
  • 100% Stornierungsgebühren ab dem 16.05.2020

Bei Vermittlung des Beherbergungsvertrages über die event lab. GmbH finden die Stornierungsregelungen der Hotels keine Anwendung. Der Teilnehmer hat der event lab. GmbH den Schaden zu ersetzen, der dieser bei Stornierung nach dem zuvor benannten Stornierungsdatum entsteht. Dem Teilnehmer ist jedoch der Nachweis gestattet, dass der event lab. GmbH überhaupt kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Die Zahlung Ihrer Hotelbuchung erfolgt ausschließlich vor Ort im Hotel.

 

7. Teilnahmebegrenzung/Abendveranstaltungen/Rahmenprogramm

Teile der Veranstaltung (Workshops, Abendveranstaltung etc.) können hinsichtlich ihrer Teilnehmerkapazität begrenzt, anmelde- und zusätzlich zur regulären Veranstaltungsgebühr kostenpflichtig sein. Insofern eine Anmelde- und/bzw. Kostenpflicht besteht, können diese Teile der Veranstaltung ebenfalls auf der Veranstaltungshomepage oder/bzw. am Veranstaltungs-/Tagungsbüro verbindlich gebucht und bezahlt werden. Informationen hierzu erhalten Sie auf der Veranstaltungshomepage bzw. vom Organisator der Veranstaltung.

Ein Anspruch auf Teilnahme an einem Teil der Veranstaltung nach dem Erreichen der Maximalteilnehmerzahl besteht nicht. Eine Stornierung der teilnehmerbegrenzten Teile der Veranstaltung ist nur bis zum 1. September 2020 möglich. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Umbuchungen auf einen Ersatzteilnehmer möglich sind.

Die event lab. GmbH muss sich den Wert der ersparten Aufwendungen sowie derjenigen Vorteile anrechnen lassen, die sie aus einer anderweitigen Veranstaltungsbuchung erlangt. Dem Teilnehmer ist jedoch der Nachweis gestattet, dass der event lab. GmbH überhaupt kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Die event lab. GmbH behält sich das Recht vor, bei Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl für das Rahmenprogramm (Stadtführungen, Kongressabend) von ihrem Angebot zurückzutreten. In diesem Fall wird Ihnen der bereits gezahlte Betrag in voller Höhe zurückerstattet.

 

8. Haftung

a) Die Haftung der event lab. GmbH, mit Ausnahme der Haftung für die Verletzung des Lebens, des Körpers oder Gesundheit des Teilnehmers, ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Hiervon unberührt bleibt die Haftung der event lab. GmbH bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalspflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf die Höhe eines vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden beschränkt. Soweit die Haftung der event lab. GmbH ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die Haftung der Vertreter sowie eingeschalteten Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen. Die event lab. GmbH haftet nicht für Schäden oder Störungen, die durch außerhalb ihres Einflussbereichs liegende Umstände verursacht werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Veranstaltung durch unvorhergesehene politische, wirtschaftliche, klimatische Ereignisse oder allgemein durch höhere Gewalt erschwert oder verhindert wird.

b) Die Verantwortlichkeit für das Veranstaltungsprogramm bzw. die Veranstaltungsinhalte liegen nicht bei der event lab. GmbH, welche ausschließlich als Organisatorin auftritt. Programm– bzw. Veranstaltungsänderungen, bspw. durch Absagen von Referenten, bleiben vorbehalten. Die Haftung der event lab. GmbH für die Programm- bzw. Veranstaltungsinhalte und Änderungen, und sich hieraus ergebender Schäden, ist ausgeschlossen. Insofern sich die event lab. GmbH für den Druck bzw. die digitale Erstellung und Veröffentlichung eines Veranstaltungsprogrammheftes, -newsletters, -email u.Ä. verantwortlich zeichnet, haftet sie, insbesondere hinsichtlich etwaiger Druck- und Erstellungsfehler etc., ausschließlich im Rahmen der Haftungsbestimmungen der Nr. 8 a) der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

c) Die event lab. GmbH haftet weder für die Erbringung der Hotelleistungen insbesondere für die Verfügbarkeit dieser zum Zeitpunkt der Vermittlungsanfrage, noch für den Vermittlungserfolg des ihr angetragenen Angebotes auf Abschluss eines Beherbergungsvertrages mit dem jeweiligen Hotel. Die event lab. GmbH haftet für ihre Vermittlertätigkeit ausschließlich im Rahmen der Haftungsbestimmungen der Nr. 8 a) der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

d) Insofern die Möglichkeit besteht, mit den Kongressunterlagen, -tickets o.Ä. den ÖPNV am Veranstaltungsort kostenfrei oder rabattiert zu nutzen und/bzw. rabattierte Bahnfahrkarten zu erwerben, so ist die Haftung der event lab. GmbH für sich aus der Nutzung dieser Transportmittel ergebenden Schäden ausgeschlossen.

 

9. Datenschutz und Urheberrecht

Der Teilnehmer nimmt Kenntnis davon, dass Bild- und Tonaufnahmen von Seiten der Veranstalter jederzeit gemacht werden können und genehmigt dies durch die Anmeldung zur Veranstaltung ausdrücklich. Er genehmigt ebenso, diese Bildaufnahmen von den Veranstaltern auf der Veranstaltungswebsite und sozialen Medienkanälen sowie in Veranstaltungspublikationen genutzt werden können.

Die vom Teilnehmer bei der Anmeldung angegebenen persönlichen Daten werden dazu genutzt, die Organisation, Durchführung und Auswertung der Veranstaltung zu gewährleisten. Daten werden ausschließlich an Dritte weiter gegeben, die in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht (Veranstalter, Hotel etc). Eine darüber hinausgehende Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden ausschließlich unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften genutzt und erhoben. Durch die Anmeldung zur Veranstaltung wird die Erhebung, Nutzung, Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe im zuvor genannten Rahmen vom Teilnehmer ausdrücklich genehmigt.

Die wissenschaftlichen Vorträge der teilnehmenden Referenten werden ausschließlich zentral vom Technikcounter oder direkt auf die Präsentationstechnik (bspw. Laptops) per Datenträger aufgespielt und ggf. auf den Servern der Veranstaltungslokation gespeichert. Hierdurch haben Dritte (bspw. Veranstaltungstechniker) Zugriff auf die urheberrechtlich geschützten Werke. Die vom Referenten übergebenen urheberrechtlichen Werke werden ausschließlich dazu genutzt, die Durchführung der Veranstaltung zu gewährleisten. Die Vorträge werden ausschließlich an Dritte weitergegeben, die in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht. Mit der Anmeldung zur Veranstaltung erklären sich die Referenten hiermit einverstanden. Ein urheberrechtlicher Schutz der Vorträge kann durch die event lab. GmbH nicht gewährleistet werden. Die Referenten werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die event lab. GmbH oder der Veranstalter nicht für urheberrechtliche Verstöße der Referenten in ihren Vorträgen haftet.

 

10. Sonstiges

Soweit gesetzlich zulässig, wird als Erfüllungsort und Gerichtsstand Leipzig vereinbart.


11. Salvatorische Klausel

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam oder eine Regelungslücke enthalten, so werden die Parteien die unwirksame oder unvollständige Regelung durch die gesetzlichen Bestimmungen ersetzen oder ergänzen, die dem Zweck der gewollten Regelung am nächsten kommen. Die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen bleibt unberührt.